رایانش ابری

گردش کار چیست؟

بازدید: 153 آخرین به‌روزرسانی: 09 شهریور 1403

مقدمه

گردش کار (Workflow) در مفاهیم مختلف از جمله محاسبات ابری، تولید نرم‌افزار و سایر حوزه‌ها کاربردهای گسترده‌ای دارد. این کاربردها به سازمان‌ها و تیم‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را بهینه‌سازی کرده و بهره‌وری خود را افزایش دهند. در این مقاله به بررسی مفهوم گردش کار در محیط‌های مختلف از جمله محاسبات ابری و نرم‌افزار می‌پردازیم.

گردش کار چیست؟

گردش کار (Wrokflow) به توالی وظایفی اطلاق می‌شود که یک کار از آغاز تا پایان طی می‌کند. این وظایف، شامل مجموعه‌ای از مراحل یا عملیات‌هایی است که توسط افراد، سیستم‌ها یا ترکیبی از هر دو انجام می‌شود تا به نتیجه‌ای خاص برسد. گردش کار می‌تواند ساده و خطی باشد، مانند تایید یک سند، یا پیچیده و چند مرحله‌ای باشد که شامل بخش‌ها و سیستم‌های مختلف است.

اجزای کلیدی یک گردش کار:

وظایف (Tasks): مراحل یا فعالیت‌های فردی که باید انجام شوند.

اجرا‌کننده‌ها (Actors) : افراد یا سیستم‌هایی که مسئول انجام وظایف هستند.

توالی (Sequences): ترتیب انجام وظایف.

وابستگی‌ها (Dependencies): شرایطی که تعیین می‌کند یک وظیفه چه زمانی (بر اساس تکمیل وظایف قبلی) می‌تواند آغاز شود.

نتایج: نتیجه نهایی گردش کار.

بیایید با بررسی یک مثال ساده از گردش کار پیش برویم:

یک مشتری، درخواست پشتیبانی را شروع می‌کند.
این درخواست به یک نماینده پشتیبانی اختصاص داده شده است.
نماینده پشتیبانی پرونده تعیین شده را دریافت می‌کند و از مشتری اطلاعات می‌خواهد. در حالی که منتظر پاسخ هستیم، وضعیت درخواست در حالت انتظار است.
پس از ارائه اطلاعات توسط مشتری، نماینده پشتیبانی با یک راه حل پاسخ می‌دهد و سپس وضعیت پرونده را به حالت حل‌شده به روز می‌کند.
مشتری پاسخ و همچنین یک پیوند نظرسنجی را دریافت می‌کند که در آن می‌تواند در مورد درخواست پشتیبانی خود بازخورد ارائه دهد. سپس وضعیت این مورد (درخواست) به تکمیل به‌روز می‌شود.

در این گردش کار، مراحل، فرآیند را از حالتی به حالت دیگر در طول مسیری حرکت می‌دهند تا زمانی که گردش کار کامل شود.

مزایای استفاده از گردش کار چیست؟

گردش کار مجموعه‌ای از مراحل و وظایف قابل تکرار را ارائه می‌دهد که می‌توانید آن‌ها را شروع، زمان‌بندی و نظارت کنید. می‌توانید گردش‌های کاری را برای مشاهده تجسم کنید، صحت گردش کار را تأیید کنید، و عملیات را در گردش کار نظارت کنید.

بهبود قابلیت اطمینان: کسب و کارها می‌توانند با استفاده از گردش کارها، اطمینان حاصل کنند که برنامه‌های توزیع‌شده آن‌ها به صورت پایدار و بدون خطا اجرا می‌شوند. این امکان به آن‌ها کمک می‌کند تا از بروز مشکلات ناشی از خطاهای انسانی یا ناهماهنگی‌ها جلوگیری کنند.
خودکارسازی و بهینه‌سازی: گردش کارها به کسب و کارها این امکان را می‌دهند که وظایف تکراری و زمان‌بر را به صورت خودکار انجام دهند. این خودکارسازی نه تنها بهره‌وری را افزایش می‌دهد بلکه به بهینه‌سازی فرآیندها نیز کمک می‌کند. ابزارهای گردش کار می‌توانند به صورت خودکار بهترین راه‌ها برای انجام وظایف را شناسایی کنند و از منابع بهینه استفاده کنند.
مقیاس‌بندی دانه‌بندی شده: یکی از مزایای مهم گردش کارها، امکان مقیاس‌بندی وظایف به صورت دقیق و بر اساس نیاز است. این به معنای مقیاس‌بندی دانه‌بندی شده (Granular) است که به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا فقط قسمت‌هایی از فرآیندها را که نیاز به افزایش ظرفیت دارند، مقیاس‌بندی کنند، بدون اینکه کل سیستم را تحت تأثیر قرار دهند. این رویکرد باعث کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی می‌شود.

کاربردهای رایج گردش کار

گردش کارها در صنایع مختلف برای خودکارسازی و بهینه‌سازی فرآیندها مورد استفاده قرار می‌گیرند. در زیر به برخی از کاربردهای رایج گردش کار اشاره می‌کنیم:

مدیریت فرآیندهای کسب و کار (Business Process Management - BPM):

پردازش فاکتورها (Invoice Processing): خودکارسازی تأیید، پرداخت و بایگانی فاکتورها برای کاهش خطاهای دستی و سرعت بخشیدن به دوره‌های پرداخت.

ورود کارمندان جدید (Employee Onboarding): مدیریت مراحل مربوط به استخدام کارمندان جدید شامل ارسال اسناد، آموزش و تنظیمات IT.

مدیریت هزینه‌ها (Expense Management): خودکارسازی ارسال گزارش‌های هزینه، تأییدیه‌ها و بازپرداخت‌ها.

فناوری اطلاعات و محاسبات ابری (IT and Cloud Computing):

توسعه و استقرار مداوم (Continuous Integration/Continuous Deployment - CI/CD): خودکارسازی فرآیندهای ساخت، تست و استقرار نرم‌افزار با استفاده از ابزارهایی مانند Jenkins، GitLab CI، یا GitHub Actions.

تامین منابع (Resource Provisioning): تخصیص و لغو تخصیص منابع ابری به صورت خودکار بر اساس استفاده و تقاضا، اطمینان از عملکرد بهینه و بهره‌وری هزینه.

پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات (Backup and Disaster Recovery): زمان‌بندی و خودکارسازی پشتیبان‌گیری منظم از داده‌ها و ایجاد برنامه‌های بازیابی اطلاعات برای اطمینان از یکپارچگی و دسترسی به داده‌ها.

بهداشت و درمان (Healthcare):

مدیریت بیماران (Patient Management): بهینه‌سازی فرآیندهای پذیرش بیمار، زمان‌بندی ملاقات‌ها و مدیریت سوابق پزشکی برای بهبود مراقبت از بیمار و بهره‌وری عملیاتی.

پردازش ادعاها (Claims Processing): خودکارسازی پردازش ادعاهای بیمه برای کاهش تلاش دستی و تسریع در تأییدیه ادعاها.

بازاریابی (Marketing):

کمپین‌های ایمیلی (Email Campaigns): خودکارسازی ایجاد، زمان‌بندی و پیگیری کمپین‌های بازاریابی ایمیلی برای افزایش تعامل مشتریان و پیگیری عملکرد.

پرورش مشتریان احتمالی (Lead Nurturing): مدیریت فرآیند پرورش مشتریان احتمالی از طریق مراحل مختلف قیف فروش با استفاده از دنباله‌های ایمیلی خودکار و پیگیری‌ها.

مالی (Finance):

پردازش وام (Loan Processing): خودکارسازی مراحل درخواست وام، تأیید و پرداخت برای کاهش زمان پردازش و بهبود دقت.

تشخیص تقلب (Fraud Detection): اجرای گردش کارهای خودکار برای نظارت و شناسایی تراکنش‌های مشکوک جهت بررسی بیشتر.

منابع انسانی (Human Resources):

مدیریت مرخصی‌ها (Leave Management): خودکارسازی ارسال، تأیید و پیگیری درخواست‌های مرخصی برای ساده‌سازی فرآیند و اطمینان از ثبت دقیق.

بازبینی عملکرد (Performance Reviews): مدیریت فرآیند بازبینی عملکرد شامل ارزیابی‌های خود، بازبینی‌های همکاران و ارزیابی‌های مدیران.

پشتیبانی مشتریان (Customer Support):

سیستم‌های صدور بلیت‌ (Ticketing Systems): خودکارسازی ایجاد، تخصیص و حل مشکلات بلیت‌های پشتیبانی مشتری برای بهبود زمان پاسخگویی و رضایت مشتری.

ربات‌های گفتگو (Chatbots): استفاده از ربات‌های گفتگو خودکار برای پاسخ به سؤالات معمول مشتریان و ارائه پشتیبانی فوری.

تولید (Manufacturing):

مدیریت زنجیره تأمین (Supply Chain Management): خودکارسازی فرآیندهای خرید، تولید و توزیع برای افزایش بهره‌وری و کاهش تأخیرها.

کنترل کیفیت (Quality Control): اجرای بازرسی‌ها و چک‌های کیفی خودکار برای اطمینان از مطابقت محصولات با استانداردهای مورد نظر.

انواع گردش کار

گردش کارها به روش‌های مختلفی دسته‌بندی می‌شوند. در سطح پایه، آن‌ها با استفاده از یکی از این دو رویکرد گروه‌بندی می‌شوند:

متوالی (Sequential): گردش کار متوالی شامل یک سری مراحل است که به ترتیب و یکی پس از دیگری انجام می‌شوند تا کار به پایان برسد. در این نوع گردش کار، هر مرحله باید تکمیل شود تا مرحله بعدی آغاز شود. به عنوان مثال، تأیید درخواست وام از یک گردش کار متوالی پیروی می‌کند؛ ابتدا مدارک درخواست بررسی می‌شوند، سپس ارزیابی مالی انجام می‌شود و در نهایت وام تأیید یا رد می‌شود. این نوع گردش کار بسیار برای فرآیندهایی مناسب است که ترتیب انجام مراحل در آن‌ها حیاتی است.
- گردش کار مبتنی بر قوانین (Rule-based workflow) زیرمجموعه‌ای از گردش کار متوالی است. در این نوع گردش کار، قوانین خاصی تعریف می‌شوند که تعیین می‌کنند در چه شرایطی و چگونه مراحل بعدی آغاز شوند. به عبارت دیگر، قوانین مشخص می‌کنند که پس از اتمام یک مرحله، کدام مرحله بعدی آغاز خواهد شد.
موازی (Parallel): در گردش کار موازی، مراحل به‌طور همزمان انجام می‌شوند تا فرآیند به سمت تکمیل حرکت کند. این نوع گردش کار برای وظایفی که نیازی به انجام متوالی ندارند و می‌توانند به‌صورت همزمان پیش بروند، مناسب است. به عنوان مثال، فرآیند ورود یک کارمند جدید اغلب از یک رویکرد موازی استفاده می‌کند. وظایف مختلف مانند ثبت‌نام برای بیمه سلامت، صدور مجوزهای امنیتی، و تکمیل فرم‌های واریز مستقیم می‌توانند همزمان انجام شوند، بدون اینکه یکدیگر را متوقف کنند. گردش کار موازی معمولاً برای بهینه‌سازی زمان و بهره‌وری در پروژه‌ها و فرآیندهایی که وابستگی شدیدی به ترتیب مراحل ندارند، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

گردش کار در محاسبات ابری

گردش کار در محاسبات ابری به خودکارسازی و هماهنگی وظایف و فرآیندها در محیط‌های ابری اشاره دارد. این فرآیند شامل استفاده از منابع ابری برای طراحی، اجرا و مدیریت گردش کارهایی است که اطمینان از تکمیل مؤثر و بی‌وقفه عملیات تجاری و فنی را فراهم می‌کنند.

جنبه‌های کلیدی گردش کارهای ابری شامل موارد زیر است:

خودکارسازی و هماهنگی (Automation and Orchestration): خودکارسازی وظایف تکراری باعث کاهش مداخلات دستی، بهبود کارایی و کاهش خطاها می‌شود. ابزارهایی مانند ابر گوگل در این فرآیند نقش مهمی در خودکارسازی ایفا می‌کنند. همچنین، مدیریت وابستگی‌ها، زمان‌بندی و مدیریت خطاها در وظایف متعدد از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است تا اطمینان حاصل شود که سیستم‌ها و سرویس‌های مختلف به صورت هماهنگ عمل کنند و عملکرد بهینه‌ای داشته باشند.
مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری (Scalability and Flexibility): گردش کارهای مبتنی بر ابر به راحتی می‌توانند با توجه به تقاضا مقیاس‌پذیر باشند و منابع را به صورت پویا تخصیص دهند تا عملکرد بهینه و هزینه‌های مقرون‌به‌صرفه تضمین شود.
ادغام با سرویس‌های ابری: گردش کارهای ابری با سرویس‌های مختلف ابری مانند ذخیره‌سازی، پایگاه داده‌ها، یادگیری ماشین و غیره یکپارچه می‌شوند. این ادغام به گردش کارها اجازه می‌دهد تا از امکانات متعدد ارائه‌دهندگان ابری استفاده کرده و قابلیت‌های خود را افزایش دهند.
نظارت و تحلیل (Monitoring and Analytics):ابزارهای نظارت و تحلیل قوی در گردش کارهای ابری وجود دارند که بینش‌های لحظه‌ای در مورد عملکرد گردش کار ارائه می‌دهند، به شناسایی گلوگاه‌ها و مشکلات کمک کرده و فرصت‌های بهینه‌سازی را نشان می‌دهند.
امنیت: اطمینان از رعایت استانداردهای امنیتی و مقررات برای گردش کارها بسیار مهم است. ارائه‌دهندگان ابری ویژگی‌هایی مانند رمزنگاری، کنترل دسترسی و بازرسی ارائه می‌دهند تا امنیت گردش کارها و داده‌ها تضمین شود.

جمع‌بندی

در مبحث گردش کار می‌توان به نقش ابررایانه سیمرغ در ارتقاء خودکارسازی گردش‌های کاری اشاره کرد. سیمرغ با قابلیت پردازش موازی و مدیریت منابع گسترده، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که عملیات پیچیده خود را با کارایی بالا و هزینه کمتر اجرا کنند. علاوه بر این، توانایی یکپارچه‌سازی با سرویس‌های ابری مختلف مانند پایگاه‌های داده و یادگیری ماشین، این ابررایانه را به یک ابزار کلیدی برای پیاده‌سازی گردش‌های کاری پیچیده در محیط‌های محاسباتی تبدیل کرده است.

سیمرغ همچنین با ارائه امکانات نظارت و تحلیل پیشرفته، کمک می‌کند تا سازمان‌ها بتوانند بهبود کارایی و افزایش قابلیت اطمینان را در گردش‌های کاری خود تجربه کنند، در حالی که امنیت و تطابق با مقررات نیز حفظ می‌شود.

بنابراین، اگر به دنبال اجرای گردش‌های کاری پیشرفته در محیط ابری هستید، استفاده از زیرساخت‌هایی مانند ابررایانه سیمرغ می‌تواند راه‌حلی کارآمد و قابل اعتماد باشد. این ابررایانه نه تنها نیازهای پردازشی شما را برطرف می‌کند، بلکه با توجه به انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری بالای آن، توانایی پاسخگویی به تقاضاهای مختلف را نیز داراست.

سوالات متداول

چرا گردش کار اهمیت دارد؟

گردش کارها باعث بهبود کارایی، کاهش خطاهای انسانی، و تسهیل همکاری بین تیم‌ها می‌شوند.

تفاوت بین گردش کار دستی و دیجیتال چیست؟

در گردش کار دستی، اقدامات انسانی برای پیشبرد فرآیند لازم است، در حالی که گردش کار دیجیتال با استفاده از فناوری‌هایی مانند هوش مصنوعی به طور خودکار پیش می‌رود.